Gestion électronique des documents : dématérialiser et archiver les documents de l'entreprise
Formation créée le 16/03/2022. Dernière mise à jour le 25/03/2022.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectifs de la formation
- Comprendre les enjeux de la GED
- Mettre en place une méthodologie de travail conforme au concept de GED
- Bâtir un plan de classement collaboratif
- Gérer l’archivage documentaire dématérialisé et appliquer la réglementation en vigueur
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne amenée à classer et gérer les documents papier et électroniques
- Manager, dirigeant souhaitant mettre en place ou améliorer le partage des documents
Prérequis
- Aucun prérequis en matière de compétences numériques.
- Être à l’aise avec l’environnement et les outils informatiques.
Contenu de la formation
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Définir ce qu’est une GED
- Définition et périmètre
- Identifier et définir ce qu’est un document
- Reconnaître les différents types de GED
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Les enjeux liés à l’intégration des documents
- Qui est concerné par le traitement des documents
- La prépondérance des documents au format électronique
- Les conséquences d’une gestion documentaire non maîtrisée
- Les exigences opérationnelles de productivité de l’information
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La réglementation associée au document électronique
- Assurer la valeur probatoire des documents
- Les textes et lois qui régissent la GED
- Les fondamentaux du RGPD
- La signature électronique
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Réaliser un audit d’organisation
- Identifier les différents types de documents existant dans l'entreprise
- Repérer les activités et l'organisation des services
- Repérer les différentes sources de documents
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Elaborer un plan de classement collaboratif
- Identifier les éléments constitutifs du plan de classement dans une GED
- Inventorier les documents et leurs sources
- Analyser les besoins de l'entreprise en termes de classement
-
Elaborer un calendrier de conservation des documents électroniques
- Comprendre le cycle évolutif des documents
- Identifier les éléments indispensables à la conservation des documents électroniques
- Durée de conservation des documents et de l’information
Équipe pédagogique
Jimmy MOLINIER
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Evaluation de positionnement
- Exercices pratiques et apports théoriques
- Quiz
- Mise en situation
- Feuilles de présence
- Formulaire d’évaluation de fin de formation par le stagiaire
- Certificat de réalisation de l’action de formation
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Etudes de cas concrets issus des expériences des stagiaires
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
- Ordinateur portable par apprenant et salle équipée d’un vidéoprojecteur et d’un paperboard.
- Logiciel de GED gratuit téléchargeable par lien fourni par le formateur.
- Mise en œuvre d’une méthode pédagogique active et pratique présentant les règles et les techniques d’utilisation d’un outil de gestion et d'organisation du travail de classement et d’archivage électronique
Délai d'accès
2 semaines