Gestion du temps et maitrise des priorités
visioconférence
Formation créée le 26/02/2022. Dernière mise à jour le 08/08/2022.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Objectifs de la formation
- Utiliser son temps en fonction de ses priorités
- Anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l’essentiel.
- Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien
- Utiliser avec pertinence les outils de communication et d’organisation
- Agir sur le temps relationnel pour gagner du temps collectivement
- Gérer son énergie personnelle pour optimiser son efficacité dans le temps
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Toute personne souhaitant améliorer de façon durable sa gestion du temps
- Toute personne désirant travailler de façon plus sereine dans un contexte de surcharge d'activité et de pression des urgences.
- Toute personne recevant un grand nombre d'e-mails par jour, ou ayant de façon chronique plus de 50 e-mails dans sa boîte de réception.
- Toute personne souhaitant améliorer sa vitesse de lecture, et retenir l'essentiel d'un texte.
Prérequis
- Maîtrise de la langue française
Contenu de la formation
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Module 1: Mettre le temps au service de ses priorités
- Définir ses objectifs et identifier sa marge de manœuvre pour gérer son temps selon ses priorités personnelles et professionnelles
- Clarifier les priorités de sa mission, en intégrant les attentes de ses partenaires professionnels et ses valeurs personnelles
- Identifier ses activités à haute valeur ajoutée
- Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance, et bâtir sa matrice des priorités
- Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations Réflexion personnelle guidée, confrontation en miroir en binômes
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Module 2: Maîtriser l’art d’une organisation efficace
- Identifier les pièges classiques de la gestion du temps et s’entraîner à repérer les manifestations de ses diablotins du temps personnels
- Organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée en s’appuyant sur les 6 leviers d’efficacité : priorités, choix, planification, énergie, focalisation, relation
- Appliquer la méthode « LIMITER » pour faire l’essentiel chaque jour sans sacrifier son temps personnel
- Traiter les urgences et imprévus avec discernement
- Exploiter le potentiel de ses outils (messagerie, agenda, smartphone), sans les subir
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Module 3: Agir sur la relation pour gagner du temps collectivement
- Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres en restant diplomate, repérer ses marges de négociation
- Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité
- Faire une demande de façon recevable et motivante
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Module 4: Gérer son temps et son énergie pour être efficace dans la durée
- Optimiser la production des dossiers de fond pour fournir à moindre effort un résultat créatif de qualité
- Renforcer son énergie au quotidien
- Limiter l’impact de ses diablotins du temps
- Gérer son chronostress en cas de surcharge d’activité
- Trouver un équilibre satisfaisant entre vie professionnelle et vie personnelle
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Module 5: Prendre du recul face à la pression du quotidien
- Identifier ses réflexes personnels face à la pression.
- Identifier les sources de pression dans son contexte professionnel.
- Reprendre le contrôle en cas de turbulence, physiquement et mentalement.
- Garder le cap sur la valeur ajoutée de sa mission.
- Se donner des critères d'arbitrage pour gérer le volume d'activité et l'urgence des délais et pour faire des choix de priorités justes.
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Module 6: Utiliser 6 outils pour alléger la pression à très court terme tout en faisant l’essentiel
- Le désengorgement de l’agenda : retrouver de l’oxygène pour l’essentiel.
- La chronobiologie : respecter ses rythmes et optimiser sa charge mentale.
- Les règles de zen-performance : avancer avec constance sur l’essentiel.
- La méthode LIMITER : faire l’essentiel chaque jour en respectant une amplitude de travail raisonnable pour préserver son énergie.
- La focalisation sur un seul objectif : gagner en efficience sur les activités importantes.
- La gestion des imprévus : agir avec anticipation et discernement.
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Module 7: Mieux gérer son stress face à la pression au quotidien
- Bousculer ses croyances pour reprendre le pouvoir
- Reconnaître les signaux et les phases de stress pour réagir à temps.
- Renforcer sa résistance à la pression en clarifiant sa marge de manœuvre et en prenant soin de son énergie au quotidien.
- Utiliser des techniques pour rester clairvoyant en situation de pression : "crise de calme", lâcher-prise grâce à la visualisation.
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Module 8: Communiquer pour renforcer son efficacité et limiter les sources de pression
- Proposer un nouveau fonctionnement à un collègue qui n'anticipe pas ou multiplie les interruptions.
- Oser dire non avec discernement et diplomatie.
- Réviser les priorités en accord avec son manager.
- Développer son sentiment d’efficacité personnelle pour être encore plus performant sans effort.
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Module 9: 1ère heure en groupe à distance - Immersion et interactivité
- Découvrez la méthode CAP au travers de vidéos.
- Appropriez-vous ses usages en partageant avec le consultant et les autres participants.
- Commencez à vous entraîner avec des exercices en groupe.
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Module 10: Consolidation et optimisation
- Échangez sur les bonnes pratiques et les astuces pour gagner du temps.
- Accédez à des fiches de méthodes complémentaires pour être encore plus efficace.
- Mise en place de tableau de bord
- Développement et mise en oeuvre du système organisationnel global
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Module 11: Traiter efficacement les supports de lecture
- Diagnostiquez vos points forts et vos points faibles.
- À quelle vitesse lisez-vous actuellement ?
- Mise en situation Test de vitesse de lecture dès le début de la formation afin de mesurer ses progrès tout au long de celle-ci.
- Identifier les freins à la vitesse et les desserrer : éviter les retours en arrière, supprimer la subvocalisation.
- Développer ses aptitudes physiques à la lecture.
- Utiliser les techniques de lecture rapide : s'entraîner.
- Adapter ses nouvelles méthodes de lecture à des documents, à des articles de presse, à sa messagerie.
- Le survol, le repérage, l'écrémage : s'approprier les différentes méthodes de lecture rapide grâce à des exercices pratiques.
Équipe pédagogique
Jimmy MOLINIER
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Mises en situation.
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Le Dispositif est proposé sous forme de séances organisées à distance de façon synchrone, le Bénéficiaire doit être muni du matériel informatique répondant aux exigences de cette action, à savoir : - Système d’exploitation supporté : Windows : XP, VISTA, SEVEN – MAC OS :>=Mac 05 10.3.9 - Navigation internet : >=Internet Explorer 6 ou équivalent (Firefox, chrome, opera...) équipé de FLASH PLAYER 10 ou supérieur. - Ecran : résolution minimale 1024*768 - Une connexion internet. - Option : webcam, Casque/micro ou haut-parleur . Un encadrement à distance est à la disposition du Bénéficiaire tant sur le plan technique que pédagogique. Le contrôle de connaissances permettant de vérifier le niveau de connaissances acquis par les Stagiaires est effectué selon les modalités suivantes.
- Le formateur est tenu de répondre dans un délai de 48h à toute sollicitation mail ou téléphonique de la part du stagiaire en vue du bon déroulement de l’action de formation lorsque cette aide n'est pas apportée de manière immédiate. Le stagiaire peut également demander un entretien sous forme de visio conférence à tout moment. Il doit en faire la demande par mail ou par téléphone
Ressources techniques et pédagogiques
- Accueil des apprenants dans une salle virtuelle dédiée à la formation.
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
Capacité d'accueil
Entre 0 et 12 apprenants
Délai d'accès
2 semaines